الرسائل الرسمية
يزداد الاحتياج إلى إرسال الخطابات والرسائل الرسمية يوماً بعد يوم خصوصاً مع ثورة المعلومات، واستخدام الوسائل التكنولوجية في التراسل كالبريد الإلكتروني، وبطبيعة الحال فإن كتابة الرسائل الرسمية له خصوصية ومعالم واضحة يجب أن يراعيها كاتب الرسالة بعكس الرسائل الأخرى، لذا إليك بعض النصائح الهامة في كيفية كتابة رسالة رسمية.
كتابة الرسائل الرسمية
من الأمور المهمة التي يجب اتّباعها أثناء كتابة الرسائل الرسمية ما يأتي: (1)
- الإيجاز: من أهم عناصر الرسالة الرسمية هي الإيجاز والاختصار، فغالب الرسائل الرسمية تنحصر ضمن نطاق الأعمال والتي يجدر بمستلمي الرسالة التعامل مع العديد منها يومياً، فلا حاجة لإضافة جمل وعبارات ليس لها داعٍ، فيجب التركيز فقط على الأمور الهامة والرسمية بشكل قصير وموجز.
- قوة الألفاظ: عندما تقوم بإرسال رسالة رسمية، يجب عليك مراعاة الألفاظ والعبارات بدقة شديدة، فأنت الآن لا تتحدث مع صديقك على أحد مواقع التواصل الاجتماعي، أو تقوم بإرسال رسالة بالبريد لأحد أقربائك، لذا يجب أن تكتب الرسالة باللغة العربية الفصيحة، وأن يتم تدقيقها ومراجعتها من الناحية اللغوية، وتجنب أي أخطاء إملائية.
- توضيح الأفكار: يجب الاهتمام والعناية بتوضيح الأفكار الأساسية في الرسالة الرسمية حتى يتم النظر لها باهتمام أكبر، حاول أن تقوم بالكتابة بأسلوب واضح وبسيط ليساعد على توضيح مغزى الرسالة بسهولة.
- التنسيق السليم: يجب بعد الانتهاء من كتابة الرسالة أن يتم تنسيقها بشكل جيد وسليم، وأحياناً تتطلب بعض الرسائل الرسمية نموذجاً مُعيّناً في الكتابة، ويجب عليك الالتزام به وتنسيق الرسالة وفق هذا النموذج.
أمور يجب مراعاتها في الرسائل الرسمية
أما ما يخصّ تنسيق الرسائل، فلا بد الاهتمام بما يأتي: (2)
- يجب كتابة عنوانك وتاريخ الرسالة في أعلى يسار الصفحة، وفي العادة لا يتم إدراج البريد الإلكتروني أو الأرقام الهاتفية وإن كانت مقبولة في بعض الأحيان.
- قم بترك فراغ بسيط ثم قم بكتابة تحية مختصرة لا تتجاوز سطراً واحداً، وتبدأ التحية باسم الجهة التي تقوم بمخاطبتها، سواء كانت مؤسسة أو شخص.
- جسم الرسالة هي الفقرة التي تحتوي على موضوع الرسالة، ويجب أن يتم ضبطه وترتيبه بحيث يكون الخط ثابتاً من حيث الحجم واللون والنوع، وأن يتم محاذاة الفقرات بنفس المسافات والتباعد بين الأسطر، وأن يتم ضبط نهاية الفقرات كلها داخل جسم الرسالة.
- خاتمة الرسالة تكون أيضاً قصيرة ومختصرة، ومن الأفضل أن يتم وضع العبارة في وسط الصفحة، كأن تكتب مع فائق الاحترام والتقدير ثم تقوم بترك مسافة لكتابة اسمك وتوقيعك، ويُفضّل وضعه أسفل يسار الصفحة.
أجزاء الرسائل الرسمية
تتكوّن الرسالة الرسمية من الأجزاء الآتية: (3)
- البسملة: وتكتب في أعلى الصفحة في المنتصف.
- التاريخ: ويُحدّد في أعلى الصفحة إلى اليسار، ويمكن أن يُكتب أيضاً في أسفل الصفحة إلى اليمين.
- المُرسل إليه : ويُكتَب الاسم في أول سطر بعد البسملة، مكوّناً من ثلاث مقاطع واللقب اللائق له، دون تعظيم أو نقص، ثم يُتبع بمدح خفيف له.
- التّحية: وهي تحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- الفصل بين التحية وموضوع الرسالة بكلمة ( أما بعد ) أو ( وبعد ).
- الموضوع: ويتكون موضوع الرسالة الرسمية غالباً من أجزاء ثلاثة رئيسة: المقدمة، والعرض، والخاتمة.
- المقدمة: هي فقرة تمهيدية قبل البدء بالحديث عن موضوع الرسالة.
- العرض: هو الهدف الرئيس من الرسالة وصُلبها، وفيه يكون التفصيل الموضوع وتوضيح الهدف المُراد، ويجب أن يتميّز بترتيب الأفكار ترتيباً منطقيّاً مترابطاً.
- الخاتمة: هي الجزء الأخير من الرسالة، وينبغي فيه أن يترك الكاتب انطباعاً جيّداً في نفس القارئ. والخاتمة الجيدة هي التي تُنْهي الموضوع بطريقةٍ منطقية.
- التحية الختامية: وتكون في نهاية الرسالة بعبارة قصيرة، مثل: تقبّلوا تحياتنا، وتفضلوا بقبول التحية والتقدير، ولكم التحية والاحترام، جزاكم الله خيراً.
- التوقيع: ويكون في أسفل الصفحة باتجاه الزاوية اليسرى، ويشمل لقب المُرسِل، واسمه، وتوقيعه.
أنواع الرسائل الرسمية
تُقسم الرسائل الرسمية إلى عدّة أنواع، وهي: (4)
- الرسالة الخارجية: وهي وسيلة اتصال مكتوبة، يتبادلها جهازان حكوميّان، أو جهاز حكومي من جهة، وجهة أخرى ضمن القطاع الخاص من الجهة الاخرى، أو بين مؤسسة خاصة وأخرى.
- الرسالة الداخلية: وهي وسيلة اتصال مكتوبة تتنقّل بين قسمين مختلفين في داخل الجهاز الواحد، أو بين الإدارات والأقسام المختلفة.
- مذكرة داخلية: هي وسيلة اتصال مكتوبة يتم إرفاقها بالمعاملة، مع التوجيه والشرح للجهة المعنيّة بما هو مطلوب.
- التعميم: وسيلة اتصال مكتوبة تُوجّه للمستويات الإدارية المختلفة، وتشتمل على تعليمات إدارية ومالية بشأن العمل، أو تفسيرات وشروحات لعناوين محدّدة.
- القرار: إصدار الإدارة بما تملكه من سلطة.
- الرسالة الإلكترونية: رسالة تُبعث خلال البريد الإلكتروني، تحمل عادةً أعمالاً رسمية، أو إخبارية، أو معلوماتية خاصة بالعمل.
- النموذج: عبارة عن شكل طلب رسمي، يحتوي على معلومات ثابتة بفراغات محدّدة تُعبّأ بمعلومات متفرقة، مثل: الفواتير، الاتصالات، سجلات، تذاكر.
أهمية الرسالة الإدارية
للرسالة أهمية كبيرة في الحياة الوظيفية، وهي وسيلة مهمة من وسائل الأتصال، وتكن اهميّتها بما يأتي: (3)
- تعتبر وسيلة تخاطب أساسية بين الدوائر الحكومية والخاصة على حدّ سواء، وعلى مستوى الفرد والمؤسسة.
- تختصر الجهد والوقت والمسافة.
- وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
- وسيلة من وسائل الإعلانات، خاصة في الرسائل التجارية.
- تعتبر من أهم وسائل نقل المعلومات، ومشاركة الأفكار، والحلول في الأعمال المكتبية.
- طريقة توثيقية مهمة في الأعمال الرسمية، وخاصة الأعمال التجارية.
المراجع
(1) بتصرّف عن كتاب التحرير الإداري، إعداد الأستاذ مميش علي والأستاذ رزاق العربي، إشراف الأستاذ رشيد ججيف، الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبيّة، وزارة التربية الوطنية، المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم، دائرة البرامج والدعائم التكوينيّة، سنة 2010، ص-37-39
(2) بتصرّف عن مقالة كيفية كتابة رسالة إدارية، السيد باباو اسماعيل محمد، nourelilm.org
(3) بتصرّف عن مقالة الرسائل الإدارية وأنواعها، faculty.mu.edu.sa
(4) بتصرّف عن مقالة إعداد وكتابة الرسائل والتقارير، الدكتور عبالله الخالدي، kau.edu.sa
المقالات المتعلقة بكتابة الرسائل الرسمية